QUY ĐỊNH VỀ PHẢN BIỆN VÀ XUẤT BẢN BÀI BÁO KHOA HỌC 

Quy trình phản biện và xuất bản Tạp chí Y học Cộng đồng được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ quy trình xuất bản

Quy trình xuất bản được chia thành 3 giai đoạn cơ bản: Sơ duyệt, Phản biện và duyệt đăng

Giai đoạn 1: Sơ duyệt

Sau khi tác giả gửi bài, tòa soạn sẽ phản hồi trực tiếp hoặc phản hồi qua email tòa soạn đã nhận bài viết. Các bài viết này sẽ được Ban biên tập và lãnh đạo tòa soạn kiểm duyệt. Nội dung thẩm định gồm: Bài viết có đáp ứng đủ các quy trình và chuẩn mực theo Quy định đăng bài của Tạp chí về hình thức, cấu trúc, nội dung:

• Nếu bài viết đáp ứng quy chuẩn, tòa soạn Tạp chí sẽ gửi cho tác giả thông báo chấp nhận bài viết để đưa vào quy trình phản biện.
• Nếu bài viết chưa đáp ứng quy định, có 2 trường hợp: (1) bài báo có thể chỉnh sửa và xem xét lại, tòa soạn gửi trả lại cho phép tác giả chỉnh sửa để đáp ứng quy chuẩn đã quy định; (2) Bài báo không thể chỉnh sửa thêm/Bài báo dù thỏa mãn nhưng có sai lầm cơ bản về mặt học thuật hay nội dung đi ngược với tôn chỉ, mục đích, phạm vi hoạt động của Tạp chí, Tòa soạn sẽ gửi thông báo không được chấp nhận đưa vào quy trình phản biện.
• Thời gian tòa soạn trả lời tác giả bài báo đã được nhận: Từ 1 đến 3 ngày, tính từ khi tác giả gửi email đến.
• Thời gian tòa soạn phản hồi thông tin sơ duyệt: Từ 1 đến 5 ngày, tính từ khi Tòa soạn thông báo nhận bài từ tác giả.

Giai đoạn 2: Phản biện

Sau khi sơ duyệt, bài báo được mã hóa và gửi cho hai phản biện ( phản biện kín 2 chiều ) theo chỉ định của Tổng Biên Tập hoặc Phó Tổng biên tập trên cơ sở đề xuất của Hội Đồng biên tập:

Các phản biện sẽ đọc để cho ý kiến nhận xét bài báo căn cứ vào các tiêu chí cụ thể để thẩm định bài viết. Tổng thể nội dung phản biện tập trung vào 6 nội dung chính sau:

• Đánh giá về hình thức và cấu trúc bài báo
• Đánh giá về sự phù hợp giữa tên bài viết với tóm tắt/abstract và nội dung toàn bài viết.
• Đánh giá về độ phù hợp của cơ sở lý thuyết sử dụng trong nghiên cứu
• Đánh giá phương pháp nghiên cứu
• Đánh giá về độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu
• Đánh giá về ý nghĩa khoa học và thực tiễn của bài báo

Kết luận của giai đoạn phản biện có thể là:

• Bài báo chất lượng tốt, có thể đăng, không chỉnh sửa hoặc chỉ chỉnh sửa về từ ngữ, chính tả
• Bài báo cần chỉnh sửa về nội dung/cấu trúc để phản biện xem xét lại lần nữa trước khi ra quyết định đăng/không đăng.

Khi tác giả nhận được nhận xét từ phản biện chỉnh sửa và gửi lại tòa soạn để chuyển phản biện xem xét cho đến khi phản biện đi đến kết luận: Chấp nhận cho đăng hoặc từ chối không cho phép đăng.

• Thời gian phản biện đọc và gửi lại nhận xét: Từ 7 đến 15 ngày, tính từ ngày tòa soạn gửi bài cho mỗi phản biện. Đối với những nghiên cứu phức tạp thời gian phản biện có thể kéo dài đến 30 ngày. (Một số trường hợp đặc biệt, Tổng Biên Tập có thể đề nghị Phản biện cho ý kiến nhận xét gấp).
• Thời gian tác giả chỉnh sửa và gửi lại bài báo: Từ 1 đến 15 ngày, tính từ ngày tòa soạn gửi nhận xét cho tác giả (một số trường hợp đặc biệt, tòa soan có thể yêu cầu tác giả chỉnh sửa và gửi lại gấp).
• Thời gian hoàn thành giai đoạn phản biện: Trong vòng 30 ngày, tính từ khi tòa soạn thông báo nhận bài và đưa vào quy trình phản biện đến khi có quyết định về tình trạng bài viết.

Giai đoạn 3: Duyêt đăng

Lãnh đạo tòa soạn sẽ cho ý kiến duyệt đăng hoặc không duyệt đăng cho 2 trường hợp:

• Bài báo được các phản biện cho ý kiến chấp nhận cho đăng.
• Nếu lãnh đạo tòa soạn duyệt đăng, tòa soạn sẽ gửi cho tác giả thông báo chấp thuận đưa bài báo vào danh sách đợi đăng. Trong trường hợp tác giả cần xác nhận bài báo được đăng, tòa soạn sẽ làm giấy xác nhận đăng bài cho tác giả khi chưa tới kì xuất bản.
• Nếu lãnh đạo tòa soạn yêu cầu xem xét và đề nghị gửi thêm phản biện lần nữa để xác minh tính xác thực cũng như điểm mới của nghiên cứu, tòa soạn sẽ chuyển bài báo quay lại giai đoạn phản biện để tiếp tục xử lý.
• Bài báo được các phản biện cho ý kiến từ chối không cho đăng.
• Nếu lãnh đạo tòa soạn duyệt không đăng, tòa soạn sẽ gửi thông báo cho tác giả bài viết không được chấp thuận đăng tải trên Tạp chí Y học Cộng đồng. Thời gian tòa soạn thông báo kết quả duyệt đăng cho tác giả trong vòng 30 ngày, tính từ khi tòa soạn thông báo nhận bài và đưa vào quy trình phản biện.

Bài báo sau khi được lãnh đạo tòa soạn duyệt đăng sẽ chuyển sang bộ phận biên tập để hiệu đính nội dung, ngôn ngữ, văn phong, trình bày, định dạng. Trong quá trình biên tập xuất bản, biên tập viên có thể liên hệ với tác giả để hỗ trợ hiệu chỉnh chính xác nội dung. Sau khi lãnh đạo tòa soạn tổng duyệt, bản thảo được gửi in.

Sau cùng, thư kí tòa soạn tiến hành lưu trữ hồ sơ xuất bản của số tạp chí bao gồm bài viết thô, các bản phản biện, và các bản thảo trong quá trình kiểm tra, chỉnh sửa.

Thời gian các BTV thực hiện bước 2-4 là đối đa 2 ngày/bước. Thời gian các IT thực hiện bước 4-6 là tối đa 1 ngày/bước. Thời gian hoàn tất giai đoạn biên tập xuất bản: 7-10 ngày, tính từ khi nhận bài báo duyệt đăng.

Lưu ý: Các mốc thời gian không tính ngày nghỉ và ngày lễ.